A menudo, las ganancias de una empresa se esconden al punto que no es posible determinar su cuantía real y realizar correcciones adecuadas de manera oportuna.
Adicionalmente, las sorpresas del día a día tales como los cambios de última hora en las órdenes de los clientes, las averías de las máquinas y los costos fluctuantes de las resinas representan situaciones que se encuentran fuera de nuestro control.
Por consiguiente, como lo han demostrado empresas de plásticos altamente exitosas, es necesario definir aquellas áreas en las que es posible generar un impacto real, por ejemplo mediante la estructuración de procesos y la puesta en marcha de controles que promuevan la rentabilidad en las áreas clave que contribuyen con un valor agregado, para así poder reducir la dependencia en tareas manuales que son propensas a errores y eliminar los puntos muertos en el flujo de trabajo al tiempo que se favorece el crecimiento sostenible de la base.
La mejora de estas áreas en tu compañía está asociada a tu habilidad para:
- Tener visibilidad en vivo acerca del uso de materias primas y el inventario de productos terminados
- Conocer el verdadero costo de cada serie de producción, para cada producto, en cada turno de trabajo
- Reducir los problemas de producción que conducen a errores, errores de planificación y envíos tardíos
- Medir la productividad en vivo y compararla con las proyecciones en términos de las máquinas
- Asegurar que los directivos puedan concentrarse en actividades de valor agregado y no en la ejecución de tareas administrativas innecesarias
Las mejoras en estas áreas conllevarán un aumento en la eficiencia y rentabilidad de mínimo el 10% sin necesidad de incrementar la mano de obra.
1. CONTROL DE INVENTARIO EN TIEMPO REAL
Los cambios inevitables en las prioridades requieren que los moldeadores y extrusores realicen recuentos adicionales de inventario físico, lo que puede ocasionar retrasos o demoras en los envíos y a menudo obligan a la empresa a almacenar un exceso de materiales para contrarrestar la escasez.
Además del estrés asociado a las sorpresas de última hora en términos de materiales, las cuales pueden afectar la capacidad global de producción, el costo de usar mano de obra adicional para los conteos físicos y los ajustes de inventario reviste un gasto adicional para la empresa y no le aporta ningún otro valor a la compañía.
Adicionalmente, el almacenamiento de un exceso de materias primas reviste un costo para el negocio por cuenta de los siguiente:
- Los gastos operativos adicionales asociados al inventario inactivo
- La limitación en el espacio disponible y potencial en las estanterías
- La limitación en el flujo de caja que podría asignarse para el crecimiento, la expansión o la reinversión y los dividendos
Al establecer un proceso sólido en el que se deduce el inventario con base en las piezas de buena calidad producidas, ya sea a partir de la máquina o el operador, se tiene un modelo en el que todo el mundo tiene las herramientas adecuadas para realizar el trabajo y se contribuye a la calidad de los datos, permitiendo que la empresa se adapte rápidamente a las variaciones en los costos ocasionadas por el exceso de material molido o desperdicios durante la configuración o la producción.
El objetivo principal es tener las herramientas necesarias para poder tomar decisiones con toda confianza, basándose en información y reportes en vivo desde la planta de produccion y contemplando el impacto en las actividades posteriores en la cadena, a la vez que se realiza una predicción adecuada de las cantidades de materias primas y productos terminados que se requiere, con lo que se logra un mejor control de los costos estimados y las listas de precios para, entre otras cosas, poder establecer los márgenes de venta óptimos.
2. IDENTIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS CON MÁRGENES BAJOS
Aunque cada fabricante de plásticos calcula el Costo de Bienes Vendidos (COGS, por las siglas en inglés de Cost of Goods Sold), a menudo dicho cálculo está basado en datos incompletos y/o en tasas de ejecución teóricas lo que lleva a estimaciones excesivamente optimistas, decisiones de negocios desfavorables y sorpresas desagradables al final del mes una vez que se descubre que se realizó el envío de productos que costaron más de lo esperado.
La importancia de la información de la planta y su manejo adecuado va más allá de la simple inclusión en los reportes de pérdidas y ganancias. Siempre hay oportunidades para mejorar la eficiencia, reducir los costos y aumentar los márgenes, proporcionando datos precisos de rendimiento que pueden ser recopilados y consultados fácilmente.
Al disponer de visibilidad compartida, los departamentos de ingeniería y contabilidad pueden aprovechar esta información de mejor manera a través del análisis de varianza (¿por qué nuestro costo real fue diferente del estándar?), y realizar el análisis de la causa raíz para establecer los estándares requeridos. Es posible identificar los costos que no están en línea con las expectativas (estándares) y mejorarlos si son más altos de lo esperado, o ajustar los estándares para tener mejor información para la toma de decisiones en un futuro sobre precios, programación y esfuerzos de mejora de procesos.
Se requiere un enfoque metódico consistente para hacer el seguimiento de la mano de obra, el tiempo máquina, las configuraciones, los rechazos, el tiempo de inactividad y el material real consumido en cada trabajo. Con un entrenamiento limitado, los sistemas de control de la planta junto con pantallas táctiles y códigos de barras pueden mejorar drásticamente la exactitud y la puntualidad del rendimiento real mediante la comparación con los estándares de todas las órdenes sin pasar por alto los costos de configuración reales en los estándares de costo del producto.
De igual forma, las averías en los equipos y el tiempo de inactividad también pueden acarrear costos de producción significativosque no se reflejan en el costo del producto, y conocer estos datos mediante una actualización diaria del reporte debe representar un esfuerzo continuo mínimo.
3. ENVÍOS RETRASADOS O TARDÍOS
La naturaleza del procesamiento de plásticos dicta que operemos lo más seguido posible en un esquema “justo a tiempo”, y de vez en cuando experimentamos sorpresas de última hora debido a cambios en la programación, conflictos, tasas de máquinas y desperdicios, lo que puede afectar las entregas de manera negativa.
Comprender dónde y por qué nos equivocamos en nuestras predicciones, requiere un compromiso real para adoptar mejores controles y procedimientos con el fin de generar información precisa en tiempo real.
Al tener acceso a una programación de producción, inventario y seguimiento del rendimiento de manera interactiva, flexible y además en tiempo real, se tiene una mejor asignación de materiales, una mejor utilización de las máquinas, un aumento del rendimiento de la producción y muy posiblemente se faculta al equipo directivo para tomar mejores decisiones, con base en una mejor información y de manera más rápida, con respecto a todas las áreas, desde la programación basada en las materias primas entrantes hasta garantizar la correcta utilización de las máquinas, lo que tiene un impacto en la entrega a tiempo.
Estructurar tus procesos manuales actuales para que puedas ser proactivo y evites tener que informar a tus clientes de retrasos potenciales, se traduce en asegurar tu empresa como un proveedor a largo plazo con el que se puede contar al apoyar su modelo JIT (por las siglas en inglés de “Just in Time” crítico.
4. VISIBILIDAD ACERCA DEL DESEMPEÑO DE LA ORDEN DE TRABAJO
La medición del desempeño en vivo para cada orden de trabajo proporciona una oportunidad para administrar de una major manera la operación minuto a minuto y tomar decisiones que tendrán un impacto directo en el rendimiento de la producción.
El segumiento continuo en vivo del rendimiento de la producción, ya sea mediante el tiempo de ciclo o la cantidad de piezas empacadas codificadas producidas, le proporciona a los directivos la posibilidad de llevar un control permanente sobre el funcionamiento real, para asegurarse de que la planta esté funcionando en el total de su capacidad. Los recuentos de PLC directamente desde las máquinas se comparan con los escaneos de código de barras de lo que está siendo embalado para llevar la cuenta del progreso del trabajo y de la calidad (en términos de número de rechazos), lo cual proporciona datos continuos para la planificación, indicando cuándo puede enviarse el trabajo actual y cuándo puede iniciarse el siguiente trabajo.
Los controles de las máquinas mediante sensores de monitoreo de máquinas existentes (o que se pueden agregar de manera sencilla); pueden utilizarse para alimentar las funciones de recolección y análisis de datos en su sistema de planificación y gestión. Una pequeña inversión en la recolección de datos genera un aporte valioso para una mejor programación, operación y administración de la eficacia y eficiencia de la planta.
5. INGRESO DE DATOS DE MANERA MANUAL, DUPLICACIÓN Y TAREAS ADMINISTRATIVAS REPETITIVAS
Los procesos ineficientes generan malos resultados, retrasan la información y consumen recursos de gestión valiosos, dejando un tiempo limitado para que los empleados planifiquen, analicen, reaccionen y tomen medidas para mejorar la eficiencia de la producción, los tiempos de inactividad y los rechazos. Demasiados procesadores dependen de conteos de producción escritos a mano que requieren el ingreso de datos en hojas de cálculo dejando una visibilidad muy limitada para la interacción de gestión.
Debes peguntarte, ¿Cuánto tiempo transcurre desde que se lleva a cabo la producción hasta que recibes un informe de eficiencia / rentabilidad de la producción? ¿Estamos hablando de días, semanas, meses o peor aun, no lo recibes en lo absoluto?. Te permite tomar mejores decisiones con respecto a la planificación de la producción mejorando el rendimiento y la entrega a tiempo de manera rentable?
Los directivos deben enfocarse en la optimizacion de los procesos y la eliminación de pasos y etapas para acelerar la compilación de los datos de producción, así como en la implementación de mejores controles para que la información sea precisa y pueda ser compartida para medir el desempeño y fomentar la responsabilidad al menor costo administrativo posible.