¿Está enviando efectivo junto con sus productos embalados

¿Toma en cuenta los costos de producción de material, tanto reales como que salen directamente de su bolsillo, conforme envía sus productos moldeados por inyección o extrusión?

¿Considera los costos de materias primas así como las fluctuaciones en las cantidades de volumen de pedidos?

¿Considera el impacto de su tasa de producción real: tasas de rechazos, tiempo de configuración e instalación de cada inicio de producción?

Con frecuencia, los dueños de las empresas fabricantes de plásticos ni siquiera se percatan de que están generando pérdidas al fabricar algunos de sus productos y que, de hecho, ¡están enviando efectivo directamente a sus clientes! ¿Es usted uno de ellos?

Cada día que usted produzca necesitará monitorear todos estos componentes clave de costos, en relación a cada producto fabricado y cómo sus resultados reales de producción afectan su flujo de efectivo. Probablemente tenga un panorama general de su flujo de efectivo diario, semanal y mensual. Sin embargo, ¿en verdad conoce qué productos contribuyen a ese flujo de efectivo?

Algunos productos, incluso clientes, podrían estar contribuyendo (con más de lo que les respecta) a cubrir productos con márgenes bajos o peor aún cargar con aquellos con flujo de efectivo negativo. Como resultado, sus clientes más rentables podrían cambiar de proveedor para obtener productos a mejores precios, mientras que otros clientes con márgenes bajos le harán más pedidos de estos productos con flujo de efectivo negativo. Esto podría llevarlo a una situación con flujo de efectivo negativo demasiado peligrosa para toda su compañía.

Si no se siente 100% seguro, es debido a las siguientes razones:

• Sus sistemas internos simplemente no están equipados para monitorear o hacer un reporte sobre materias primas: últimas listas de precios de proveedores, último precio de compra, costos promedio, así como precios de importación promedio (por ejemplo, es importante saber si paga flete por comprar su materia prima) y la diferencia entre estos costos, así como los costos estándar que se utilizan para establecer los precios de venta para sus productos;
• Sus sistemas son incapaces de enviar una ALERTA de variación de costos cuando se introduce un nuevo pedido, e igualmente importante, ANTES de confirmar este pedido con el cliente y se envíe a producción;
• No se crea ni se revisa un reporte diario que calcule aportaciones de efectivo neto (es decir, precio de venta menos costo en efectivo por unidad) de cada producto fabricado (rechazos netos) para ver si está cumpliendo con su requisito diario de efectivo/ margen obligatorio;
• La falta de por lo menos un reporte que: calcule un costo unitario real que se base en los resultados reales de producción(eficiencia y rechazos) y el costo unitario promedio real (o de importación si se pagó flete) multiplicado por el volume que se envió durante un periodo de tiempo para entender qué productos y cliente son los responsables de que su flujo de efectivo sea positivo o negativo.

Si sospecha que estos parámetros críticos de control no se están alcanzando dentro de su organización debería sentirse gravemente preocupado.

Abajo encontrará algunos consejos.

Establezca controles clave específicos

Es necesario crear una hoja de costos después de cada ciclo de producción aunque ésta se haga manualmente. Los mejores fabricantes de plásticos lo han hecho durante mucho tiempo. Esta hoja calcula cuál fue el tiempo real de producción basándose tanto en la producción como la configuración de la máquina, cantidad de rechazos, precios actuales de materias primas frente a la estimación del costo original que se utiliza para determinar el precio de venta. Cuando entra un nuevo pedido, se pueden revisar los últimos precios de materias primas contra esa hoja de costos y si está anticipando obtener resultados de producción similares, es hora de revisar el precio de venta con el cliente.

Desarrolle una estrategia de monitoreo

Toda la información en la hoja de costos deberá ser extraída directamente de la planta. A menudo, cuando los dueños profundizan en los detalles, se dan cuenta de que la información del tiempo de máquina, rechazos e inactividad de las máquinas no están basados en datos precisos, sino que más bien son una estimación, ya que esas cifras no se registran de manera precisa. Esto se puede solucionar en parte con una supervisión del PLC y después haciendo una comparación con las cifras reportadas diariamente. La gerencia tendrá que asegurarse de que estas cifras siempre coincidan e insistirá al personal encargado de producción que se fije en los detalles y así hacerlos rendir cuentas.

Todos los productos terminados embalados tendrían que tener etiquetas con códigos de barras en serie, las cuales se puedan escanear. Los rechazos e inactividad de las máquinas se pueden registrar en dispositivos con pantallas táctiles.

Los reportes diarios de control de costos aún son necesarios, no obstante desarrollar una estrategia de rastreo reducirá enormemente el riesgo de cometer errores además de que ahorrará tiempo.

Revise sus sistemas de información de gestión

Una vez que los datos del piso de planta están correctamente monitoreados, es importante que los mismos se trasladen a un sistema de reportes automatizado. La hoja de costos antes mencionada es estupenda, pero aún más poderoso sería si pudiera tener los valores acumulados para que a la larga pueda detectar las tendencias positivas o negativas. Esto es cierto en relación a la eficiencia, rechazos, tiempo de inactividad y variaciones en los costos de materias primas, los cuales compararía contra sus costos estándares establecidos para fijar el precio de venta. Puesto que los procesadores de plásticos tienen que lidiar con múltiples fórmulas o listas de materiales, durante la recalculación de precios de venta también se deben considerar las fluctuaciones parciales en los precios de los subcomponentes de materias primas para fórmulas. Como resultado, la tarea de volver a generar las listas de precios para mantener o mejorar los márgenes de beneficio se podría volver agotadora además de que consume demasiado tiempo.

Recuerde que al eliminar 10 horas de trabajo manual por semana, cuando se hace una evaluación del costo de un sistema nuevo, a la larga le ahorrará $10,000 anuales, año tras año.

Esperamos que estas sugerencias ayuden a que su empresa sea más rentable -al poder evaluar y controlar de mejor forma su flujo de efectivo tanto positivo como negativo.

Por favor, no dude en contactarnos para saber cómo podemos brindarle la perspectiva y el marco de trabajo necesarios para su negocio al mismo tiempo que trabajamos con el mejor personal de su empresa para implementar esta estructura.