Pierre Maillet

7/09/20

Pensemos por un momento en el año pasado. La economía estaba en auge, las máquinas funcionaban día y noche, los planes de pensión de tipo 401k estaban en aumento y nuestra mayor preocupación era encontrar mano de obra adicional. Menos de doce meses después, tenemos un nuevo conjunto de prioridades e inquietudes. Descubrimos cuán vulnerables pueden ser la vida y los negocios, aprendimos a adaptarnos e improvisar, y adoptamos de manera oportunista nuevos enfoques para hacer las cosas.

En casa, la mesa de la cocina se transformó para dar cabida al aprendizaje a distancia de nuestros hijos. Empezamos a realizar todas nuestras compras por Internet: suministros, mercado, ropa y comidas de restaurantes y desarrollamos una percepción completamente diferente de las reuniones sociales con familiares y amigos a través de la red.

Pero los cambios en el frente doméstico no podían compararse con lo que estaba ocurriendo en la oficina, en el área de producción y en toda la compañía. Aprendimos que entornos tan poblados creaban riesgos para la salud a los cuales nadie (ni el Gerente General ni el operador de las máquinas) era inmune. Aprendimos cómo era trabajar desde casa. Y las empresas que no estaban preparadas descubrieron, a menudo de una manera difícil, que colaborar con compañeros de trabajo, clientes y proveedores era un desafío enorme.

Digitalización

Hoy, al igual que antes, los procesadores de plásticos están centrando su atención en nuevos equipos y tecnologías para aumentar la velocidad y las capacidades de producción. Esperamos con ansias la oportunidad de asistir al NPE y a la Feria K para investigar nuevos avances en los equipos de producción y en el área así como reencontrarnos con nuestros proveedores, pero hoy tenemos una perspectiva diferente gracias a todo lo que aprendimos en los últimos meses.

Aunque los procesadores de plásticos han implementado muchas mejoras en estos últimos meses, en la mayoría de los casos, las herramientas digitales no han sido utilizadas en todo su potencial o peor aún, han sido completamente ignoradas. Con enormes beneficios y un alto retorno de la inversión, el mundo digital aprovecha la interacción colectiva y sencilla de la colaboración con plataformas tipo web, el seguimiento de la producción en tiempo real IT-PLC, las aplicaciones de negocios integradas, y las capacidades del portal de clientes B2B.

Si bien muchas industrias han adoptado fácilmente las herramientas y prácticas B2B digitales, estos últimos meses han puesto en evidencia algunas brechas para los procesadores de plásticos. A pesar de las disrupciones en las cadenas de suministro y de la falta de personal que se presentó en algunas ocasiones, los procesadores de plásticos que suministraban kits de prueba, visores de protección, piezas de ventiladores y otras piezas, fueron considerados proveedores de servicios esenciales y permanecieron en operación constante durante la pandemia. Durante este tiempo, muchos de los que tenían capacidades B2B implementadas se dieron cuenta que éstas se vieron rápidamente abrumadas por el enorme volumen y su eficacia no fue óptima. En consecuencia, muchos recurrieron a mensajes de correo electrónico, mensajes de texto, llamadas telefónicas y muchos otros procesos manuales. El resultado fue una conectividad poco confiable, acceso limitado a la información, capacidad de respuesta tardía y frustración total.

Para los procesadores de plásticos, la tormenta fue solo el comienzo y realizar “negocios de manera habitual” ya no es posible. Las nuevas palabras clave son agilidad y capacidad de respuesta; y la supervivencia a largo plazo dependerá de la manera en la que se realice la implementación de las nuevas herramientas, las ideas y las prácticas que soportan este nuevo paradigma. Vivimos en un mundo digital; los días de hojas de cálculo, programación en papel, inventario manual, reuniones cara a cara y otras prácticas ineficientes de la gestión B2B están a punto de desaparecer. Los procesadores de plásticos que realicen una inversión en las nuevas tecnologías de tipo TI-web surgirán de la pandemia con una ventaja competitiva.

Aparte de la colaboración interna y las ventajas para la empresa a nivel operativo, la aptitud digital y el compromiso que uno demuestre se convertirá en un diferenciador clave a los ojos del cliente. De hecho, para muchos fabricantes que evalúan a los proveedores, esto es nada menos que un factor decisivo. Los clientes reconocen el valor de la comunicación fluida, la conectividad confiable y el acceso en línea a la información en tiempo real de su planta de producción.

De esta manera, si su interés en la era digital se ha limitado a ese teléfono celular en su bolsillo, ahora es el momento de ponerse al día. A continuación encontrará algunas cosas a tener en cuenta para dar el salto en su empresa.

Trabajo de forma remota

La oficina en casa tiene sus ventajas tanto para el empleado como para la empresa. Contrariamente a lo que se podría esperar, los estudios muestran que trabajar desde casa aumenta la productividad. En promedio, los empleados remotos trabajan un día y medio más cada mes que sus contrapartes en la oficina; eso equivale a más de tres semanas adicionales al año. Desde la perspectiva de la empresa, se ha demostrado que esta estrategia de trabajo ágil genera un incremento en la satisfacción de los empleados, reduce el desgaste y las ausencias no programadas, reduce las reuniones innecesarias, los embotellamientos y demoras asociadas al tráfico y elimina los gastos ligados a los espacios innecesarios en la oficina.

La creación de un entorno de trabajo remoto no tiene por qué ser compleja ni costosa; pero sí requiere una infraestructura de TI adecuada. Una arquitectura de sistema empresarial integrado confiable de plataforma tipo web proporcionará acceso a la información en tiempo real para todas las áreas. 

Si bien todos los trabajos no son adecuados para ser realizados desde casa, pueden ser ideales para varias funciones de la oficina principal. Por ejemplo, el acceso a Internet permite que todo el equipo de contabilidad y servicio al cliente haga la transición al trabajo de manera remota. Además, las áreas de ventas, marketing, compras y recursos humanos son también candidatos para el trabajo desde casa. Incluso, los sistemas internos tales como el ingreso de pedidos, la planificación y el seguimiento de la producción, la gestión de inventario, las compras, la facturación, y la contabilidad deben ser accesibles de forma remota.

Del mismo modo, los tableros de gestión le permiten a la gerencia acceder de manera remota a una amplia gama de información en tiempo real para hacer un seguimiento del progreso y del rendimiento.  Fuera de la planta, es posible acceder a dichos tableros desde un computador portátil, una tableta, un teléfono celular o cualquier dispositivo inteligente. Y mientras esto se hace, es posible utilizar la tecnología para modernizar un poco la planta de producción, pues los tableros de gestión se pueden presentar en un monitor en la planta para exhibir en tiempo real el cronograma de producción de las máquinas.

Según los expertos, las amenazas biológicas seguirán siendo una posibilidad muy real en el futuro. Como seres vivos, siempre seremos susceptibles a nuevos virus, bacterias resistentes a los antibióticos y ataques relacionados con nuestra salud y bienestar. En consecuencia, los tapabocas obligatorios, el distanciamiento social y el trabajo a distancia se convertirán probablemente en el estándar mundial en el futuro. Ahora es el momento de comenzar a crear una estrategia de empleo remoto a largo plazo que sostendrá su negocio y le permitirá operar de manera efectiva independientemente de si sus empleados se encuentran al otro lado del pasillo o al otro lado de la ciudad.

Prospección y venta

Desde hace algún tiempo, los días de subirse a un avión o al automóvil para visitar prospectos han ido desapareciendo lentamente. Los viajes de negocios son costosos y pueden tener un impacto físico y mental en quienes se encuentran en la primera línea; además, uno de los mayores contribuyentes a esta tendencia es la variedad, la amplia disponibilidad y las ventajas que ofrecen las herramientas de gestión de recursos de clientes (Customer Resource Management) que existen hoy en día, tales como salesforce.com, Pipedrive, etc., así como las herramientas de reuniones colaborativas.   

Las plataformas WebEx, Go to Meeting, Microsoft Teams, Zoom, Facetime, y las herramientas de reuniones similares con plataformas tipo web hacen que el proceso de ventas no sea costoso pero sí eficaz independientemente de si se realiza desde el hogar o la oficina. Estas aplicaciones de reuniones virtuales permiten el uso de pantalla compartida, videos y demostraciones remotas. Al mismo tiempo, cualquier muestra física requerida se puede enviar fácilmente al cliente potencial por correo para que sea recibida antes de la reunión.

Las cotizaciones se pueden enviar instantáneamente por correo electrónico y / o mostrarse en el área de cliente de su sitio web. De manera similar, estas cotizaciones pueden integrarse y automatizarse dentro de su software comercial interno con el fin de permitir una respuesta más rápida. La realización automática de cotizaciones mejora la eficiencia y permite que su equipo de ventas envíe más cotizaciones cada semana lo que da como resultado más pedidos. 

Órdenes de inventario gestionadas por el proveedor

Imagínese si sus clientes tuvieran existencias en consignación y usted mantuviera ese inventario listo para enviar. ¡No habría sido tan vulnerable en los últimos meses! Considere un sitio web actualizado  para admitir las capacidades de consignación B2B.  Tales capacidades le permiten a los clientes crear informes de uso de inventarios consignados y generar facturas en su sistema interno de manera automática. 

Estas y otras funciones relacionadas se pueden integrar completamente en los sistemas internos de los proveedores o procesadores de plásticos. El acceso al área B2B de su sitio web le permite a los clientes realizar pedidos directamente en función de las semanas de uso calculadas sobre su consumo histórico. Imagine el impacto que una relación de este tipo puede tener en la lealtad del cliente.

Seguimiento de pedidos en línea

Un entorno digital permite que su fuerza laboral se concentre en las áreas críticas del negocio al permitirle al cliente que, en algunos casos, se preste servicio a sí mismo.  Todos hemos realizado un pedido en línea y nos sentamos ansiosos esperando su llegada. Iniciamos sesión en los sitios web de UPS o FedEx, ingresamos el número de seguimiento y observamos el progreso durante el envío y la entrega. Desde el ingreso de pedidos hasta la programación, la producción, el envío, la entrega y la facturación, el proceso le permite a los clientes no solo realizar pedidos en línea, sino además monitorear el estado de un trabajo determinado en cada paso. El seguimiento en línea es conveniente para el cliente y ahorra el tiempo que se invierte en el seguimiento telefónico del estado de los pedidos.

Darle a los clientes acceso por demanda al estado de los pedidos no es necesariamente algo costoso o complejo. Sin embargo, hacer que el proceso funcione requiere de una integración fluida y fiable de las páginas web B2B con el sistema interno de la empresa.

Seguimiento de problemas 

Al igual que con el seguimiento de pedidos en línea, el seguimiento de problemas es otro beneficio residual de un sitio web centrado en el negocio. Darle a los clientes un medio para rastrear los informes de problemas con tiquetes creados reduce las llamadas al centro de servicio. Muchos de los sistemas de emisión de tiquetes se pueden vincular con sistemas internos para generar informes de problemas, hacer un seguimiento de la medida de aseguramiento de calidad (QA) que debe ser implementada y responder rápidamente. El proceso también difunde información de pruebas de control de calidad de producción para resolver problemas.

Los sistemas de soporte al cliente están disponibles en línea y pueden resolver problemas rápidamente de una manera eficiente y organizada. Observe su proceso de control de calidad actual. ¿Se pasan por alto los problemas no resueltos? ¿Están aumentando las quejas de los clientes? ¿El proceso está automatizado y se encuentra disponible en línea?

Programación del personal de producción

Antes de la pandemia, muchos procesadores de plásticos se enfrentaban a una escasez constante de personal de producción calificado. Para empeorar las cosas, se ha puesto en cuarentena a trabajadores experimentados, lo que limita aún más el número de programadores, operadores de máquinas y recursos similares disponibles.

Coordinar los turnos y convocar a los operadores requiere una programación ágil, especialmente en estos tiempos. Aprovechar una herramienta de plataforma tipo web para identificar y programar al personal según sus calificaciones y sus necesidades de producción es vital para el negocio. Dé un paso atrás y observe cómo se está haciendo esto. ¿Cuál es su proceso actual para determinar las necesidades y asignar los operadores? 

Una nueva era de negocios

A medida que reinicia sus operaciones y vuelve al trabajo, sus pensamientos están seguramente dirigidos a la seguridad de los empleados, el flujo de caja, la producción, el recálculo de las previsiones, y así sucesivamente. Pero también debe encontrar algo de tiempo para pensar dónde, cuándo y cómo puede comenzar a aprovechar las herramientas digitales actuales.

Aunque la mayoría de las industrias han adoptado la era digital de una manera amplia, muchos procesadores de plásticos han adoptado sus herramientas, prácticas y metodologías muy lentamente. El desafío comienza en la base al tener sistemas comerciales integrados que incorporan elementos clave como la arquitectura de plataforma tipo web y las capacidades B2B integradas.

Como seres humanos, como sociedad y como empresas, 2020 ha sido un duro recordatorio de lo vulnerables que somos. Sin ninguna forma de comunicación de procesos comerciales digitales y capacidades remotas, los procesadores de plásticos que insisten en aferrarse a los enfoques tradicionales están en desventaja con respecto a la planificación y generación de pedidos críticos y la entrega de productos a los clientes. El panorama empresarial está cambiando; y los procesadores de plásticos con conocimientos digitales estarán mejor posicionados para aprovechar sus ventajas.

Autor

Pierre Maillet es presidente de CyFrame International Enterprises, Inc. Graduado de la Universidad de Ottawa, Pierre es un Profesional Contable Certificado (CPA, por las siglas en francés de Comptables Professionnels Agréés). Antes de CyFrame, trabajó como especialista en aplicaciones de software (Hewlett Packard) y consultor de gestión de TI (KPMG). Hoy, como director de CyFrame, Pierre ayuda a los fabricantes de plástico a mejorar la eficiencia y la rentabilidad de la producción.