Los encontramos constantemente, durante las ferias, eventos de las asociaciones de plásticos e incluso a través de referencias de la industria: moldeadores y extrusores que desempeñan sus funciones con software o sistemas ERP sumamente complicados que no sólo consumen más tiempo y energía de la que generan, sino que además requieren que la empresa disponga de “pequeños ejércitos” internos para llevar a cabo sus operaciones, a menudo, con altos costos de TI y gastos innecesarios.

No es raro encontrar un sinnúmero de hojas de cálculo externas que son necesarias para complementar o sustituir los sistemas internos de finanzas y de distribución principales. Ya sea que se trate de sistemas comprados, personalizados o una mezcla de los dos, los empresarios de procesamiento de plástico tienen una cosa en común: sus sistemas simplemente no pueden controlar adecuadamente la producción en tiempo real o presentar informes de requerimientos de manera consistente e integrada que realmente simplifique el proceso y se genere una mejora evidente en precisión y eficiencia.

Aquí están las 3 razones principales:

1. Flexibilidad en el manejo de Listas de Materiales (BOM) y sustitución de recetas

   Los fabricantes de plásticos tratan continuamente de optimizar sus recetas para obtener las propiedades ideales del producto al menor costo posible. Esto incluye el uso de material triturado dependiendo de su calidad y el impacto de las resinas vírgenes o aditivos disponibles en el momento de la producción, así como las máquinas y factores externos que proporcionarán el resultado más rentable y generarán la velocidad necesaria para cumplir con los plazos de entrega.

   Es un entorno que requiere gran flexibilidad para cambios rápidos en las recetas, no sólo en las etapas de planeación con base en la disponibilidad de materia prima y la calidad, sino en todo el proceso hasta las etapas de producción, en dónde la temperatura, las condiciones de humedad del ambiente, las velocidades de producción y la asignación de material juegan un papel central en los ajustes de último minuto en la receta.

   La mayoría de los sistemas ERP son extremadamente rígidos cuando se requiere realizar modificaciones en las órdenes de trabajo y materia prima una vez que éstas han sido creadas. En estos sistemas, la cantidad de materia prima se expresa en “tantos por miles” de productos terminados, mientras que las recetas se expresan en porcentajes por lo que es muy difícil, sino imposible, realizar cambios.

   El resultado es que la mayoría de estos sistemas no son capaces de reportar el uso preciso de la materia prima o proporcionar un cálculo preciso del costo real por lo que son necesarios ajustes constantes y continuos del inventario.

2. Lidiar con la creación y mantenimiento de las Listas de Materiales (BOM)

   Imaginemos un producto extruido que se vende en 6 longitudes y 4 colores diferentes. Esto implica que, en total, se tienen 24 productos (también conocidos como código de artículo o SKU). Esto, a su vez, significa que los sistemas ERP requieren que se definan 24 productos terminados. Lo mismo aplica para los productos moldeados que podrían tener incluso más iteraciones al considerar las opciones de decoración, etiquetado y ensamble. Cada uno de los SKU de estos productos requerirá la definición de especificaciones de Materia Prima, Operaciones de Trabajo y Máquinas a pesar de que se utilice la misma matriz o molde. Excepto en el caso de un cambio de color, la materia prima para estos 24+ productos utilizará la misma receta todo el tiempo. Un sistema genérico, inevitablemente, requiere que los usuarios repliquen las especificaciones de la máquina y las operaciones de trabajo una y otra vez en lugar de hacerlo una sola vez para la herramienta y una vez por cada receta.

   Como si fuera poco, esto no termina allí: al lidiar con cambios periódicos en la matriz o molde, así como sustituciones de materias primas resulta en un gran esfuerzo para mantener el sistema. Incluso, resulta más difícil obtener el costo preciso de los productos ya que esto implica realizar la configuración completa de las máquinas para los 24 o más productos, puesto que cada cambio es bastante corto en comparación con la configuración original de la línea de producción. Es entonces indiscutible que este es un proceso ineficiente en soluciones ERP estándar, que requiere de mucho tiempo, carece de precisión y deja mucho que desear cuando se trata de estimar los costos.

3. Lidiar con costos variables del producto y establecer los precios.

   Además de lo anteriormente discutido con respecto a las variables de configuración de máquinas que crean inexactitudes en los precios, los productos terminados moldeados y extruidos contienen porcentajes variables de las mismas resinas. Tomemos, por ejemplo, un producto con 30% de un contenido de resina y otro con 80%. Aunque todas las demás cosas son iguales, un incremento del 10% en el precio de esa resina específica representará un aumento del 3% en el costo del producto con un contenido de 30% y un aumento del 8% en el costo para el producto con un 80%. Una vez que se ha actualizado el costo unitario de la materia prima con el nuevo precio en un ERP normal, el costo estimado de los productos terminados debe ser recalculado desde ceros. Luego se debe recalcular el precio de venta para mantener el margen de ganancia deseado. Esto da como resultado un ejercicio de administración ineficiente y que requiere de mucho tiempo.

   En la práctica, las empresas de moldeo y extrusión a menudo terminarán aplicando un aumento global con fines de simplificación. Algunos simplemente no aplicarán ningún incremento en lo absoluto y algunos, los más valientes, decidirán someterse a ese complejo ejercicio de contabilidad y realizar el trabajo necesario para tener un cálculo exacto. Los que no lo hacen, se arriesgan a perder clientes desleales con respecto a los que lo hacen, simplemente porque el precio de algunos de sus productos inevitablemente resultará muy alto mientras que para otros productos ese precio estará por debajo del real. Con el tiempo, esto puede erosionar una base de clientes leales y puede ser muy devastador para el negocio.

Otras razones para el fracaso de los ERPs genéricos, que puede ser también descrito como pobre integración y eficiencia, se debe a importantes fallas en la compatibilidad con la gestión de la manufactura y las operaciones conexas. Un ERP debe integrarse de forma natural en todos los aspectos de la empresa especialmente los sectores más críticos de la producción.

Las empresas que han tenido éxito disfrutan de todas las ventajas de la tecnología, tales como: Planeación de Requerimientos de Materiales en vivo (MRP, por las siglas en inglés de Material Requirement Planning), Optimización de las líneas de producción con la programación con la Planeación de Requerimientos de Capacidad (CRP, por las siglas en inglés de Capacity Requirement Planning) y obtención de todos los informes de eficiencia de la producción y rentabilidad de la producción en tiempo real. Los que no lo han logrado, tendrán que lidiar constantemente con hojas de cálculo separadas (a menudo controladas por unos cuantos individuos críticos en la empresa) y continuaran sufriendo con información contradictoria, falta de visibilidad en tiempo real y problemas de integración de datos, que a menudo causa errores y contribuye a una mala comunicación interna.