¡Sus prácticas actuales de manejo de inventario pueden estar encubriendo costos, triturando sus ganancias y limitando sus ventas!

Para los procesadores de plásticos, la gestión del inventario es una lucha constante. Los inconvenientes van desde encontrarse con faltantes de materiales especiales tales como empaques y colorantes, controlar el uso del material molido para limitar este tipo de inventario de riesgo, procedimientos internos para realizar el seguimiento adecuado del producto terminado, compras costosas de último minuto y problemas de flujo de caja debido a la compra excesiva de materiales que incluso pueden llegar a no ser utilizados.

Entonces, ¿Cómo asegurarnos de que nunca se nos acaben los materiales requeridos sin necesidad de almacenar en exceso para producir la cantidad adecuada de producto terminado?

Es bien sabido que la planeación de producción y las proyecciones cambian constantemente y que de hecho cualquier sistema de planeación debe tener en cuenta el desempeño herramienta/máquina, las velocidades de producción estándar y al mismo tiempo ser altamente flexible para acomodarse a recetas sobre la marcha o para incorporar componentes de material molido y modificar el cronograma a medida que cambian las prioridades; pero, ¿Cómo impactan dichos cambios los requerimientos de material?, ¿Qué otros trabajos requieren el mismo material y pueden verse en riesgo al no tener la disponibilidad?

Además, es extremadamente importante registrar de manera precisa el producto terminado y los rechazos para monitorear el consumo real de material; pero, ¿Cómo hacer la relación de esta información con el inventario disponible para poder evitar sorpresas de último minuto que ocasionan estragos en la planeación y en la entrega oportuna?

Algunos de los factores claves a considerar cuando se busca eliminar los faltantes de material teniendo en cuenta al mismo tiempo los periodos de inactividad y los rechazos para controlar los costos de inventario y aumentar el número de entregas a tiempo son:

Información en Tiempo Real

Primero usted debe comprometerse a llevar registros de la producción adecuadamente (lo que comprende producto terminado y rechazos) en tiempo real o por lo menos al final de cada turno de trabajo. Las soluciones de códigos de barras con interfaces de pantallas táctiles funcionan mucho mejor en vista de que dichos datos son recopilados y empleados para actualizar a diario su sistema de inventario de materias primas y productos terminados. Incluso, el empleo de sistemas basados en la ubicación pueden ayudarle a controlar de manera exacta y precisa cuánto inventario se encuentra disponible y específicamente dónde se encuentra ubicado, ya sea por bodega o ubicación en estante.

Saber exactamente lo que se está consumiendo y lo que se encuentra disponible es el primer paso para asegurarse de tomar decisiones correctas al asignar qué mezclas de material molido pueden y deben ser empleados para una óptima corrida en la producción. Monitorear y definir la calidad del material molido resulta esencial para establecer de manera rápida la mezcla adecuada de la receta que puede ser empleada, para evitar rechazos potenciales. Un buen ejemplo es identificar mediante etiquetas de colores de acuerdo con el porcentaje utilizable, cada material molido que puede utilizarse con diferentes alternativas de recetas. No hay nada más perjudicial para un programa de producción por moldeo o extrusión que darse cuenta en el último momento de que falta algún material necesario, desde materias primas y aditivos hasta materiales de empaque.

Una visión integral y actualizada al minuto de lo que hay en inventario junto con lo que se está consumiendo en el momento le dará la información necesaria para organizar su producción de manera inteligente y le permitirá ser proactivo con respecto a cambios en la planeación y el empleo de recetas sustitutas y alternativas.

Fortalecer su equipo de Ventas/Servicio al Cliente

Cuando intenta confirmar una orden para establecer una fecha de entrega, ¿Qué implican sus procesos actuales?, ¿Implican comunicarse con diversas áreas incluyendo varias personas en las áreas de planeación de producción e inventarios?, ¿Cuánto tiempo puede tomar antes de enviar una confirmación de orden de venta?

Muchos procesadores de plásticos luchan para encontrar un punto de equilibrio entre el intentar proveer un servicio rápido y concretar nuevos negocios vs. cumplir con tiempos de entrega optimistas, lo que a menudo resulta en solicitudes de extensión de plazo a los clientes. Algunas veces usted puede incluso proponer plazos más largos de lo requerido para incluir un margen de error. La percepción del cliente lo es todo y estas prácticas tienen un impacto negativo en la imagen corporativa. El éxito no se trata de qué tan rápido usted puede producir todo sino de establecer unas expectativas adecuadas día tras día entregando un producto de calidad.

La clave para resolver este dilema entre la Dirección y el área de producción está en fortalecer el ingreso de órdenes y el servicio al cliente con una visibilidad en tiempo real del desempeño de la producción actualizada al minuto, planeación y material disponible de tal manera que puedan responder a las solicitudes de los clientes sin depender de otros recursos, haciendo uso de información lo más acertada posible.

Compras Optimizadas

La meta es darle a su equipo las herramientas necesarias para asegurar de manera exacta la cantidad adecuada de material para satisfacer la demanda actual y futura. Esto significa una Lista de Material construida en su Sistema de Información que pueda ser usada con un pronóstico MRP que guiará a los gerentes de compras para predecir las necesidades de material en el tiempo de tal manera que puedan concentrarse en reducir costos, negociar precios favorables, y no en simplemente encargarse de las órdenes más urgentes y críticas en términos de tiempo y de “apagar incendios” constantemente.

Deben implementarse sistemas y mecanismos para generar una alerta de manera inmediata sobre qué tipo de asuntos relacionados con el inventario tendrán un impacto en la producción y demorarán los envíos, y qué debe hacerse con el fin de corregir estos problemas. Los escáneres de códigos de barras pueden proveer información inmediata al área de compras en relación con utilización actual del material por máquina, celda de trabajo de producción, tamaño de lote y por producto o trabajo. De esta manera, ellos pueden manejar las compras y los conteos de inventario de acuerdo con esta información en la que el tiempo es un factor crítico.

Monitorear la asignación y el uso de material mediante órdenes de trabajo teniendo a la vez un programa de producción en tiempo real visible asociado a su MRP le facilita al personal de compras tener en cuenta la demanda existente, anticipar los requerimientos de material para ventas actuales y futuras considerando el consumo promedio, los descuentos por volumen y los tiempos de entrega de los proveedores.

El inventario en tiempo real en conjunto con los sistemas de planeación de la producción le permitirá a usted liberar su capacidad lo que redundará en un aumento en sus ventas con los mismos recursos. Cuando hace falta inventario, usted no utiliza la capacidad disponible hasta que usted recibe los productos mediante una orden de compra de carácter urgente que resulta costosa. La implementación de un programa inteligente de stock junto con un pronósticos prometidos para clientes clave puede también ayudar a incrementar el uso de la capacidad pero sus sistemas internos deben estar construidos para manejar dicha situación de una manera adecuada.

Monitorear los Defectos y Controlar los Rechazos

Un gran número de productores de plásticos queda atrapado en un proceso sin fin de tratar de ajustar el inventario a la demanda cíclica de sus clientes. Esta es una preocupación constante, donde un bajo inventario lleva a pérdidas de negocios y un exceso de inventario conlleva altos costos que conllevan a bajas ganancias. El no ser capaz de tener un control de los defectos y rechazos en tiempo real añade otro impulsor de costos y otra variable que debe ser tenida en cuenta por el departamento de compras.

Llevar un registro de tolerancias de dimensiones críticas del producto así como los resultados de otros análisis de Aseguramiento de Calidad (QA) en una pantalla táctil cuando la producción está en curso puede alertar al área de servicio al cliente y a los gerentes de producción acerca de que las tasas de rechazo están yendo en la dirección incorrecta y que se están tomando medidas de manera inmediata para corregir esa situación.

Tener máquinas de moldeo y extrusión con controladores lógicos programables (PLCs) le permite además relacionar órdenes de trabajo existentes y órdenes de clientes con el desempeño real de la máquina. Esto provee una herramienta de control adicional que permite identificar de manera inmediata problemas relacionados con la calidad y el desempeño y por ende reaccionar inmediatamente. Esto a su vez ayuda a evitar el uso en exceso de materias primas asegurando que no sea necesario repetir órdenes, lo que llevaría a incurrir en gastos adicionales y ocasionaría estragos potenciales en otras órdenes de producción.

La clave se encuentra en encontrar el punto de equilibrio entre cuándo necesitamos la materia prima, cuándo vamos a consumirla y cuándo es necesario entregar productos plásticos sin incurrir en mayores costos de materia prima, entregas tardías y demoras en la producción que hubieran podido evitarse. Al aprovechar la tecnología de tiempo real para dirigir los reportes usted puede eliminar las sorpresas de último minuto y asegurar que todos los departamentos trabajen al unísono para mejorar el servicio, las ganancias y la entrega oportuna.