L’écart entre les coûts réels et la rentabilité
Tous les fabricants de produits en matière plastique ont une idée des coûts de leurs produits et de leurs services vendus, n’est-ce pas? Peut-il en être autrement? Qu’il s’agisse de préparer une soumission ou de fermer les livres comptables à la fin d’un travail, ces données doivent être disponibles. Cependant, quelle part de ces montants repose sur une hypothèse?
Si nous sommes honnêtes avec nous-mêmes, et avec les autres, la vérité est que souvent nos systèmes doivent se fier à des données imprécises. Des hypothèses et des analyses incomplètes peuvent se traduire par une surévaluation ou une sous-évaluation des produits, des projections de bénéfices trop optimistes, des décisions d’affaires défavorables et de mauvaises surprises à la fin du mois ou lors des rapprochements de fin d’année.
Les hausses de prix sont souvent difficiles à justifier lorsque vous ne savez pas exactement quels sont vos coûts réels et comment et pourquoi ils ont une incidence sur votre rentabilité.
Voici comment faire
Les coûts sont généralement calculés lorsqu’un produit est d’abord développé ou lorsqu’un processus est mis en place. Parfois, ces coûts sont basés uniquement sur une estimation de l’ingénierie. Les prix d’une série de production n’ont pas fait leur preuve dans la vie réelle. Il est rare que les estimations des coûts initiaux soient contestées ou réévaluées, à moins d’un changement d’équipement ou de processus — et parfois cela ne suffit pas. Les prix réels d’une série de production sont souvent différents de la théorie – parfois plus justes, parfois erronés – et ils peuvent être différents selon les opérateurs, les machines, les matériaux utilisés, les différents modèles de moules, etc.
La complaisance (s’imaginer que vous connaissez vos coûts; penser que vous êtes assez rentable) peut être désastreuse pour la santé d’une entreprise. Une tarification erronée, avec des prix trop élevés parce que les coûts sont surestimés, peut conduire à une perte de marché. Une tarification trop optimiste, trop faible, peut se traduire par des engagements qui ne sont pas rentables. Découvrir après-coup que des travaux vous font perdre de l’argent, ou sont beaucoup moins rentables que prévu est une surprise désagréable que personne ne veut affronter.
Les estimations de coûts initiaux sont presque toujours fondées sur des normes ou des produits similaires, et il n’y a rien de mal à cela. Le problème survient lorsque les coûts ne sont pas validés et que les hypothèses de coût ne sont pas réévaluées lorsque les conditions changent, ou simplement de temps à autre, pour voir si quelque chose a changé.
Un premier exemple est l’équipe d’une compagnie bien connue avec une réputation de qualité et d’efficacité qui produisait un article particulier à 160 unités par minute, parce qu’elle avait toujours fonctionné de cette manière, alors que le processus pouvait produire 400 unités/minute sans aucune perte de qualité. Les gestionnaires n’ont jamais mis en cause leur série de production; ils n’ont jamais essayé de l’augmenter afin de voir le résultat.
Les systèmes d’information de votre usine (PLC, MES, ERP) recueillent déjà probablement les données réelles sur le rendement et le coût exact pour chaque travail de production. L’entreprise ne devrait pas utiliser cette information uniquement pour produire les résultats finaux. Le personnel responsable de l’ingénierie et de la comptabilisation des coûts peuvent exploiter cette information en effectuant une analyse des écarts (pourquoi notre coût réel est différent du coût standard?) – ainsi que pour le suivi : cette information est réellement utile pour comprendre les causes profondes, la mise à jour des normes si cela est justifié et les améliorations aux processus. Vous pouvez identifier les coûts qui ne correspondent pas aux attentes et aux normes, et les harmoniser s’ils sont plus élevés que prévu, ou ajuster les normes. Vous avez une meilleure information pour appuyer les décisions futures sur les prix, la planification des horaires et les efforts d’amélioration des processus.
Même si vous connaissez vos coûts et que vos calculs sont assez récents, vous êtes susceptible de laisser de l’argent sur la table. Il existe toujours des occasions d’améliorer l’efficacité, de réduire les coûts et d’augmenter les bénéfices. N’acceptez pas le statu quo. Recherchez les occasions d’accumuler plus d’argent qui ne sont pas actuellement exploitées. La seule façon de le faire est d’adopter une approche méthodique au suivi de la main-d’œuvre et du temps d’utilisation des machines, des configurations, des rejets, des temps d’arrêt et de la quantité réelle de matériaux utilisés pour un travail précis. Une formation rapide au contrôle de systèmes de l’aire de production associée aux écrans tactiles et au codage à barres peut améliorer considérablement l’exactitude et la rapidité du rendement réel, qui devrait être comparé à la norme pour l’ensemble des commandes.
L’amélioration des processus et la réduction des coûts ne sont pas toujours difficiles et coûteuses à atteindre et ils n’impliquent pas nécessairement un compromis en matière de qualité ou un fardeau pour les travailleurs à la production. Pour commencer, vous avez besoin d’examiner de près les coûts réels – en particulier les coûts et l’efficacité d’une série de production.
Examinez le rendement d’une série de production selon les différents produits et matériaux utilisés et le temps d’utilisation des machines. Identifiez les tendances favorables (ce qui s’améliore, ce qui est bien exécuté et les méthodes pour prolonger cette tendance); ainsi que les tendances défavorables (pourquoi ne sommes-nous pas aussi rapides que par le passé? Qu’est-ce qui a changé et comment pouvons-nous renverser cette tendance?) Toutefois, sachez que la productivité et la qualité ont souvent une relation inverse. Toute hausse de productivité doit être surveillée de près afin de s’assurer que la qualité ne souffre pas. Vous devez découvrir le point d’équilibre parfait, le rythme maximal d’une série de production qui offre le niveau de qualité exigé. Considérez d’autres facteurs dans cette analyse, y compris d’éventuelles modifications de la température, le refroidissement, la manutention du matériel et même la formulation des matériaux comme moyens d’augmenter la productivité sans en diminuer la qualité.
Et n’oubliez pas les configurations et les temps d’arrêt de la machinerie. La plupart des entreprises ont déployé des efforts et des investissements afin de réduire les configurations et les temps de modification nécessaire, mais cela aussi devrait être un effort continu. N’oubliez pas de tenir compte des coûts de configuration les plus récents et les plus exacts pour établir les normes relatives au coût des produits, afin de présenter votre soumission avec confiance.
Les défaillances de l’équipement et les temps d’arrêt peuvent entraîner des coûts de production importants qui ne sont pas reflétés dans les coûts par produit. Réduisez vos frais généraux tout en améliorant la livraison dans les délais prévus et le service à la clientèle avec une maintenance prédictive et préventive.
Le message qu’il faut retenir ici est que la complaisance peut vous coûter très cher. Ne pas identifier et ne pas exploiter les possibilités d’amélioration des processus signifie laisser de l’argent sur la table. Abaisser le coût de production améliore les marges bénéficiaires sur les travaux existants et rend vos produits plus concurrentiels pour l’avenir. Vos concurrents cherchent des moyens de réduire leurs coûts, d’améliorer leur revenu et de vous ravir des parts du marché. Ne préfèreriez-vous pas être la personne qui exerce une telle pression sur la concurrence?