Les tableaux de bord fournissent aux cadres de l’information essentielle dans un format attrayant et facile à interpréter sur les opérations de l’entreprise et de l’usine. Ces mesures sont communément appelées des indicateurs clés de performance (KPI) et elles offrent une vue d’ensemble approfondie, mais ciblée de l’entreprise – réparties par ventes, produits, activités, inventaires, finances, etc.
Le tableau de bord des KPI est d’abord conçu pour les hauts dirigeants, mais il peut être configuré pour se concentrer sur des éléments ciblés de l’entreprise pour les cadres moyens ou les gestionnaires. Les KPI et les tableaux de bord rendent l’information critique disponible, dans un format qui est facile à interpréter. De plus amples détails sont facilement disponibles, pour creuser davantage la question et faciliter l’analyse et la prise de décision.
Examinons par exemple ces deux paramètres : l’information critique et la facilité d’interprétation des données.
Information critique
Cette question est au cœur même des systèmes de mesure en général – vous devez mesurer les choses qui sont importantes au succès de votre entreprise. Toute autre mesure, qui ne se trouve pas alignée avec les objectifs de l’entreprise, est susceptible d’entraîner les activités et les décisions dans une mauvaise direction. Alors le tableau de bord des KPI doit être aligné avec les objectifs et le rendement de l’entreprise en soutien au service à la clientèle (livraison à temps, rentabilité de la production, commandes passées et expédiées). Naturellement, les KPI vont différer selon la nature de l’entreprise qui est évaluée. Un fabricant de produits de plastique sera plus préoccupé par l’utilisation efficace des ressources et du matériel dispendieux de l’usine (capacité de production, efficacité et temps d’arrêt).
La haute direction des fabricants de produits de plastique souhaitera certainement surveiller les mêmes indicateurs financiers que d’autres fabricants – comme les ventes, le profit ou le rendement du capital investi. Lorsqu’il s’agit des mesures opérationnelles, une importance plus grande est cependant accordée aux horaires des réunions, aux bons inventaires pour soutenir la production et la demande des clients, et à la qualité, entre autres.
Un tableau de bord d’un fabricant de produits de plastique aurait probablement des indicateurs de rendement opérationnels répartis selon les jours, les semaines ou les mois pour certains ou l’ensemble des éléments suivants:
- Pourcentage de la capacité de production réalisée
- Temps d’arrêt
- Rebut par type ou origine
- Rentabilité des quarts de travail
- Valeur d’inventaire actuel
- Vente enregistrée par groupe ou processus
- Livraisons à temps
- Flux de trésorerie
- Comptes créditeurs et débiteurs par entreprise, devise
- Rendement réel avec les niveaux d’alerte définie selon le rendement standard
- Évaluation de la qualité spécifique aux processus et aux types de produits
- Rotation des stocks, à la fois des matières premières et des produits finis
- Rendement de la distribution de résine, des niveaux de stocks et/ou de la tarification
Facilité d’interprétation
Les KPI du tableau de bord sont habituellement affichés à l’aide de couleurs qui indiquent à la fois les résultats et les écarts (vert : tout va bien! – jaune : préoccupant, mais non critique – rouge : une attention immédiate est requise afin d’obtenir une identification rapide de tout ce qui exige une intervention). Il s’agit alors d’éliminer rapidement toutes les préoccupations concernant les aspects de l’activité qui fonctionnent correctement et de permettre au cadre de se concentrer sur ce qui est vraiment nécessaire, sans avoir à exécuter plusieurs rapports ou même à évaluer les données du programme logiciel.
Les cadres supérieurs ont rarement le temps de creuser dans le système ERP à la recherche de données de rendement pour analyser les activités – et ils ne devraient pas avoir à le faire. Le tableau de bord résume et affiche l’information pertinente qui permet aux cadres de:
- configurer leur tableau de bord indépendant qui présente les KPI les plus pertinents pour eux
- se concentrer rapidement sur la santé globale de l’entreprise, là où leur attention est la plus précieuse – où ils peuvent agir avec le plus d’efficacité.
Des KPI bien définis peuvent donner rapidement des avertissements sur des situations en évolution et aider les entreprises à éviter de graves défis en sensibilisant les décideurs aux possibilités d’éviter un problème avant qu’il ne puisse se répercuter sur le service à la clientèle, les ventes ou les bénéfices.
N’oubliez pas qu’il peut y avoir trop d’une bonne chose, et que plus de données ne signifient pas toujours de meilleures données! Le fait d’avoir trop de KPI sur votre tableau de bord peut non seulement vous éloigner de l’objectif principal – vous concentrer sur les aspects essentiels de l’entreprise –, mais cela peut aussi détourner l’attention de l’utilisateur de ce qui compte vraiment. Généralement, il est idéal d’utiliser de cinq à sept mesures pour les résultats des services des finances, des ventes et de l’usine, alors que plus de sept mesures vont encombrer le tableau de bord et le rendre moins efficace.