Êtes-vous confiant ou anxieux lorsque vous établissez vos prévisions de bénéfice?
Est-ce que votre entreprise est contrainte d’entreposer des matières premières supplémentaires ou des produits finispour prévenir les surprises et les problèmes liés à l’exactitude des données?
Pouvez-vous gérer facilement les résultats, et les quantifier si vous avez atteint une contribution quotidienne positive?
Si ce n’est pas le cas, vous n’êtes pas seul:
L’exercice financier sera bientôt clos pour la plupart d’entre nous, si ce n’est déjà fait. Des hypothèses sont formulées à partir des données recueillies et nous allons probablement faire des découvertes imprévues. Certaines de ces hypothèses peuvent entraîner les scénarios suivants:
- Un processus de fin d’exercice pénible qui exige beaucoup de temps;
- La marge bénéficiaire est encore plus petite que prévu;
- Les produits dissimulés sont la cause de contributions négatives;
- Les produits finis rentables peuvent être vendus trop cher et être non concurrentiels;
- Une estimation des coûts erronée se traduit par des listes de prix inexactes;
- Vous pourriez être contraint d’entreposer des stocks ou des matières premières supplémentaires;
- Certains produits peuvent afficher des quantités négatives.
Plusieurs propriétaires d’entreprises de traitement des matières plastiques, qui essaient de clore leur exercice financier, doivent faire face à ces problèmes récurrents et se demandent : pourquoi les résultats ne correspondent-ils pas à nos prévisions? Est-ce que nous aurions pu nous en rendre compte plus tôt? Quels facteurs ont contribué à l’érosion de nos marges? Étions-nous en contrôle de nos niveaux d’inventaire ou est-ce qu’un manque de données fiables de planification des besoins en matière (MRP) à provoqué une accumulation excessive des stocks de matières premières ou des produits finis?
N’acceptez pas le statu quo. Adoptez des méthodes simplifiées par la mise en œuvre de mesures correctives qui vontaméliorer les contrôles quotidiens et vous octroyer la capacité de réagir bien plus rapidement afin de garantir de meilleurs résultats l’année prochaine.
Une évaluation proactive des différents rouages de l’ensemble du processus est la première étape pour cibler des mesures stratégiques qui vous permettront de contrôler le rendement des marges bénéficiaires.
LES POINTS DE DÉFAILLANCE
La plupart des entreprises des industries du moulage et d’extrusion des matières plastiques ont élaboré leur processus à partir de plusieurs systèmes manuels et d’outils adaptés pour le traitement de l’entrée des données, l’approvisionnement, la planification, la production, le contrôle de la qualité, la distribution, l’inventaire et la facturation. Cette multiplication des systèmes fait en sorte qu’il est difficile de cerner les causes lorsque les données financières indiquent un problème.
Mais si vous creusez davantage, vous pourriez constater que certains produits ont été vendus à une perte nette. Alors demandez-vous : si vous aviez eu des données en temps réels pour ces produits moins performants, auriez-vous été en mesure de prévoir les problèmes de production et de matériel et d’éviter un impact négatif? Auriez-vous atteint les cibles des marges bénéficiaires pour augmenter les profils, si vous aviez eu un flux constant de données précises afin de mieux planifier les cycles de production? Pourriez-vous atteindre chaque jour les objectifs des marges bénéficiaires avec des données de suivi en temps réel, afin que tous les produits apportent une contribution positive au bénéfice net et, si certains produits sont moins performants, afin d’en connaître la cause?
Les entreprises peuvent avoir à effectuer de multiples décomptes d’inventaire des matières premières, uniquement pour faire des découvertes surprenantes comme des niveaux d’inventaire excessifs ou manquants, des temps d’arrêt prolongés, des dates de livraisons manquées et, par conséquent, une érosion des profits.
Les gestionnaires savent qu’il y a des erreurs et des chevauchements des données et reconnaissent que la saisie manuelle de l’information ou des systèmes isolés, ainsi que les délais entre la production et la communication des données jouent un rôle essentiel dans la perte et la création d’informations inexactes. Tout ce qu’ils peuvent faire, c’est de prendre des décisions fondées sur des estimations et leur expérience, en espérant que leur évaluation soit adéquate.
Le personnel comptable doit recueillir l’information auprès de nombreux services et les réunir en les comparant avec les différents rapports. Il est probable que le personnel découvrira des données contradictoires et devra faire des choix en se basant sur leur expérience et leur intuition, sans être absolument certain d’avoir les bonnes valeurs.
Pour le contrôle des marges bénéficiaires, les coûts de la main-d’œuvre sont encore plus importants. Il s’agit d’un concept négligé par de nombreux gestionnaires d’entreprises, en raison de la complexité des processus de fabrication aujourd’hui et des outils de production de rapports comme les tableurs, puis de la difficulté d’intégrer ces données dans des états financiers.
Lorsque ce processus n’intègre pas la bonne information et ne la traite pas correctement, avec la procédure pertinente, des surprises financières désagréables peuvent découler du dénombrement des stocks où des écarts inexplicables dans les marges bénéficiaires sont signalés.
Par exemple, si le coût standard d’un produit est estimé à 100 $, mais que le coût réel est de 120 $, vous transférez 100 $ à votre inventaire des produits finis alors que dans les faits vous soustrayez 20 $ pour chacun d’entre eux. Pour simplifier les choses, s’il s’agit du seul produit, vous avez une variance négative de 20 % dans votre marge de profit lorsque tous les chiffres associés à la main-d’œuvre directe et aux matières premières sont validés dans vos états financiers.
Tous ces facteurs contribuent à un retard de communication des données réelles qui ne permet pas de prendre des mesures correctives et qui ne soutient pas la prise de décision stratégique de l’organisation pour une croissance durable.
REPRENDRE LE CONTRÔLE
Pour reprendre le contrôle des marges bénéficiaires, l’entreprise a besoin d’obtenir une plus grande visibilité de chaque partie du processus. Un bon point de départ est d’évaluer et de questionner la communication et le flux d’information entre ces différents points d’intersection : les services des finances et de comptabilité, les ventes et la distribution, le contrôle de l’inventaire, la fabrication et la planification.
L’objectif est de mettre en place une structure reproductible, en veillant à ce que l’information soit communiquée facilement durant le processus, et où chaque personne impliquée obtient la bonne information au moment opportun. Lorsque les services de l’administration, des opérations et de la production, l’entrepôt, l’approvisionnement et la livraison peuvent recueillir des données et les transmettre au système instantanément, alors les différents services obtiennent une même information qui est unique, fiable, précise et mise à jour en temps réel, ce qui permet d’appuyer l’initiative de réduire la consommation de matières premières, de déchets et les temps d’arrêt qui y sont associés.
L’établissement d’un processus solide où chacun dispose des bons outils pour l’exécution de ses tâches et la transmission de données de qualité permettent aux gestionnaires de s’adapter rapidement à des variantes sur les coûts. Il s’agit de prendre des décisions informées rapidement et avec confiance, en prenant appui sur des rapports précis et facilement accessibles afin de prévoir avec précision les quantités de matières premières et de produits finis, de contrôler les listes de prix et d’établir des marges de ventes adéquates, en tout temps.
Avec des données exactes et en temps opportun, les gestionnaires de production, les planificateurs et les acheteurs n’auront plus à éteindre les feux et pourront apporter des contributions stratégiques à l’entreprise. Cela habilite les leaders des finances et de l’entreprise à améliorer en toute confiance l’utilisation efficiente des machines, les matériaux et l’affectation des ressources afin d’accroître leur capacité à prévoir avec exactitude les résultats.